Przechowywanie dokumentacji jest niezbędne w celu zachowania poprawności prawno-finansowej przedsiębiorstwa. Wymów przechowywania dokumentów przez określony czas oznacza, że nie można ich zbrakować oraz zniszczyć przed jego upływem. Jak rozwiązać problem archiwizacji dokumentów firmowych w przypadku, gdy nie ma wystarczającej przestrzeni lub warunków technicznych, niezbędnych dla prawidłowego przechowywania?
Przechowywanie dokumentów Warszawa-archiwizacja poza firmą
Przechowywanie dokumentów w Warszawie możliwe jest poza siedzibą firmy. Niezależnie od ilości posiadanych dokumentów oraz stopnia ich poufności możliwe jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów w zewnętrznym budynku-archiwum, dostosowanym do potrzeb drukowanego papieru oraz dostosowanego do wymogów technicznych. Bezpieczeństwo oraz poufność są priorytetami, dzięki którym akta i inne dokumenty są bezpośrednią i adekwatną odpowiedzią na potrzebę bezpiecznego przechowywania dokumentów. Przechowywanie dokumentów odbywa się w miejscu podlegającym całodobowemu monitoringowi oraz ochronie lokalnej. Firma Ekoakta, zajmująca się przechowywaniem dokumentów w Warszawie gwarantuje zgodność ze wszelkimi procedurami, a także nieskomplikowany dostęp do potrzebnych dokumentów.
Jak wygląda procedura odbioru dokumentów i ich ewidencja?
Bezpieczne przechowywanie dokumentów rozpoczyna się już w chwili pakowania ich do przygotowanych przez pracownika archiwum pudeł. Przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO jest w pełni respektowane. Osoby niepowołane nie mają dostępu do danych, znajdujących się w dokumentacji na jakimkolwiek etapie procedury archiwizacji. Przechowywanie dokumentów to również etap ich transportu, który odbywa się w maksymalnej dbałości o bezpieczeństwo danych wrażliwych. Odpowiednio wyposażony pojazd oraz obecność konwojenta sprawiają, że nie ma ryzyka, związanego z transportem.
W budynku archiwum dokumenty podlegają indeksowaniu oraz umieszczeniu w odpowiednim pomieszczeniu. Dostosowana temperatura i wentylacja stanowią gwarancję zachowania dokumentacji w odpowiednim stanie. Przechowywanie dokumentów firmowych związane jest z wymogami. Po upłynięciu czasu, w którym przechowywanie dokumentów jest wymagane, podlegają one niszczeniu za pomocą profesjonalnych urządzeń i technik.
Jak uzyskać dostęp do przechowywanych dokumentów?
Archiwum, w którym następuje przechowywanie dokumentów zastosowany został system śluzowy, uniemożliwiający dostęp do zbiorów osobom postronnym. Oznacza to, że profesjonalne przechowywanie dokumentów to gwarancja poufności oraz przechowywania dokumentów zgodnie z RODO. Klienci, którzy umieścili dokumentację w zewnętrznym archiwum mogą uzyskać do niej dostęp:
- bezpośrednio w budynku archiwum-dostęp do oryginalnych dokumentów, akt
- online, poprzez dostęp do skanów dokumentów (przesyłanych przez pracownika)
- z dowozem-pracownik archiwum dowozi dokumenty do siedziby Twojej firmy.
Historia wypożyczeń, sprawnie działająca platforma internetowa BNP oraz szereg udogodnień dla klientów sprawiają, że zewnętrzne przechowywanie dokumentów firmowych jest doskonałym pomysłem.
Źródło: Ekoakta.pl
