O bezpieczeństwie w kontekście dokumentacji firmowej mówi się bardzo dużo. Sytuacja na tym polu zdecydowanie poprawiła się, dzięki debacie publicznej na temat RODO. O co właściwie powinien zadbać przedsiębiorca, któremu zależy na bezpiecznym przechowywaniu dokumentacji?
Wiedza to moc, czyli co się zmieniło dzięki RODO?
Dzięki temu europejskiemu rozporządzeniu nawet całkowici laicy, którzy do tej pory nigdy nie myśleli o ochronie danych osobowych, zaczęli zastanawiać się nad tą kwestią. Nagle okazało się, że każdy i każda może być zagrożona wyciekiem informacji, z którego mogą skorzystać osoby, mające złe intencje, chcące wykorzystać cudzą tożsamość da korzyści finansowych. Oczywiście takie przestępstwa istniały na długo przed dyskursem publicznym związanym z RODO. Właściwie od początku masowego wykorzystania internetu specjaliści bili na alarm, ostrzegając coraz mocniej, że istnienie w sieci to również spore zagrożenie. Jednak w świadomości przeciętnego biznesmena lub po prostu prywatnych osób takie zagrożenie wydawało się raczej czymś odległym i nierealnym.
Konieczność podpisywania zgody na przetwarzanie danych osobowych właściwie u lekarza oraz u każdego usługodawcy sprawiło, że wreszcie zaczęto powszechnie i wprost mówić o tym, że przetwarzanie tych informacji i wykorzystanie ich przez konkretne osoby, w celu świadczenia usługi, ma miejsce. Chociaż brzmi to jak oczywistość, taka, wydawać by się mogło, kosmetyczna zmiana, ma duży wpływ na to, jak społeczeństwo podchodzi do ochrony informacji. A jak RODO wpłynęło na samych przedsiębiorców?
Przede wszystkim zwiększyła się ostrożność. Każdy rozsądny, rzetelny administrator danych strzegł informacji od swoich klientów i kontrahentów, zanim RODO weszło w życie. Nie zmienia to jednak faktu, że jasne określenie zasad oraz ewentualnych kar za ich nieprzestrzeganie, oraz rozciągnięcie tych regulacji na poziom ogólnoeuropejski, pozytywnie wpłynął na przedsiębiorców. Mowa o staranniejszym planowaniu procesów, sprawdzania tzw. wąskich gardeł, a więc miejsc najbardziej narażonych na ewentualne problemy z zabezpieczeniem danych. W efekcie coraz częściej zaczęto też poszukiwać profesjonalnej pomocy, a więc zewnętrznych podmiotów, które mają wystarczającą wiedzę i infrastrukturę, żeby zadbać o przechowywanie dokumentów.
Przechowywanie dokumentów nie tylko w firmie – co oznacza współpraca z profesjonalistami?
Odpowiedzialność, związana z ochroną danych osobowych, to realny obowiązek spoczywający na każdym przedsiębiorcy, bo właściwie każda firma musi przetwarzać dane swoich klientów, żeby realizować swoją ofertę. Takie obciążenie w niektórych przypadkach może wiązać się z dużymi wydatkami:
- na zabezpieczenia antywłamaniowe
- na specjalne szafy
- na dodatkowe przestrzenie przeznaczone pod archiwa.
Do tego należy doliczyć jeszcze czas, który przedsiębiorca musi spędzić na tym, żeby niwelować ewentualne kryzysy dotyczące bezpieczeństwa danych.
Wiele firm woli te obowiązki powierzyć specjalistom, takim jak np. Rhenus. Dzięki temu, mogą mieć pewność, że ich dokumenty przechowuje jednostka, która specjalizuje się w takich działaniach. Przedsiębiorstwa oferujące usługę przechowywania dokumentów dysponują wyposażeniem, infrastrukturą oraz potencjałem ludzkim (archiwiści oraz inne osoby, doskonale znające procedury bezpieczeństwa), na które zwykłe firmy zwyczajnie nie mogą sobie pozwolić. W efekcie dokumentacja jest dobrze zabezpieczona przed kradzieżą, zniszczeniem, przechowywaniem dokumentów oraz dostępem osób nieuprawnionych.
